Contrato de Eventos
Una vez que los ejecutivos de ventas y el cliente han acordado los términos exactos del evento especial, deben confirmarlos en un contrato. Todos los detalles que las dos partes acordaron deben ir escritos en el contrato. El cliente también debe estar conciente del requisito de un número garantizado de invitados.

Es importante determinar un número aproximado de participantes cuando se firma el contrato. Sin embargo, como los eventos especiales pueden llevarse a cabo meses o años después de la fecha de firmado el contrato, el representante de eventos no puede exigir que el cliente tenga un numero aproximado en ese momento. Si el evento es grande, requiere de compras especiales; el establecimiento hará este contrato un mes o mas, antes del evento. En algunos casos la propuesta inicial difiere de la final, ya que el cliente puede necesitar un salón mas grande o mas pequeño, por lo cual el cliente dos días antes del evento debe establecer el número definitivo de invitados esperados.

Los contratos de banquetes normalmente fijan mínimos y garantías; algunas veces, la garantía se convierte en el mínimo; el establecimiento cobrará al cliente un número mínimo de invitados pero servirá un porcentaje adicional especificado en caso de que asistan mas personas al evento.

De ser posible el departamento de eventos debe hacer arreglos finales del menú, bebidas, y en general servicios requeridos y fijar los precios para los eventos grandes mucho tiempo antes de la fecha del evento. Después de que hayan hechos todos los arreglos (contrato de evento especial), se envía al cliente para su aceptación. A menudo el cliente debe pagar un porcentaje específico o incluso el 100% del costo calculado para el evento, al menos dos semanas antes de este; de lo contrario no se desarrollara el evento. Normalmente el cliente debe pagar cualquier faltante al final del evento o dentro de los treinta días posteriores al evento.

El contrato debe indicar los productos y servicios que se proporcionaran. Los alimentos, las bebidas, mano de obra y otros costos directos en que se incurra para producir y servir los artículos establecidos en el contrato, se incluyen en el precio.

Aspectos que se deben tener en cuenta para la elaboración de un contrato:
a. Genero o tipo de evento
Se refiere a que según la necesidad planteado por el cliente, teniendo en cuenta sus gustos y presupuesto; se dará respuesta a la necesidad presentando una oferta ideal o adecuada. Se establece de esta forma un convenio y se determina con el cliente el tipo de evento. Por ejemplo un cóctel, una cena, un buffet.
b. Nombre del cliente.
Se refiere este punto a la identificación de la persona que contrata el servicio, puesto que puede tratarse de una empresa representada por alguien sobre el cual recae la responsabilidad del contrato en todos sus aspectos.
Es importante determinar este aspecto para efectos del cobro de servicios a la persona indicada en el contrato. Los datos más importantes en este sentido serán:
 Nombre del cliente (persona quien firmara el contrato).
 Nombre de la empresa(identificaron comercial)
 Localidad (ubicación o dirección comercial o personal si es el caso)
 Teléfonos de la empresa y residencia para caso de comunicación.
c. Fecha.
Se determina la fecha exacta para la cual estará prevista la reunión, el día y la hora en que deberá realizarse, además del tiempo aproximado en horas para tener en cuenta aspectos que de este dependen.
d. Participantes.
es el numero de personas invitadas al evento, discriminando quienes serán los invitados de honor o agasajados para tener en cuenta su atención especial. Esto se hace para que el establecimiento se responsabilice por el servicio de ese número de invitados y para que el cliente asuma el costo del servicio para este número de personas.
e. Local.
Se determina con el cliente el salón en el cual se va a llevar a cabo la reunión, ya sea dentro del establecimiento o fuera de este. Se deberán conocer sus características para proveer los aspectos mas importantes del servicio y no improvisar.
f. Programa.
Se refiere a los aspectos o actividades que se van a desarrollar durante el servicio, la recepción, los discursos, el brindis, etc., deberán discriminarse estas actividades para que el personal de servicio sepa en qué momento deberá actuar según lo previsto para el caso.
g. Personal de Servicio.
Será convenido con el cliente el número de personas que prestará el servicio y el costo que tendrá.
 El maitre o capitán de meseros se encargará de planificar y organizar el servicio, además de supervisar su ejecución.
 El barman preparará y sirve las bebidas en la reunión; se calcula de 60 a 80n personas por barman.
 Los meseros servirán alimentos y bebidas a los invitados durante la reunión; se calcula de 25 a 30 personas por mesero.
h. Decoración.
Esta por lo general es escogida por el cliente con asesoria de un apersona experta en el arte de la decoración y deberá ser estricta en cuanto al gusto y exigencias del cliente para evitar reclamos posteriores. Es normal elaborar un croquis.
i. Varios.
En este punto se deberá determinar algún gusto o pedido especial del cliente como electo primordial del contrato, tal como los cigarros, conjunto musical o música de fondo, alquiler de material de servicio o mubles, transporte y otros.