PLANEACION DE UN EVENTO

Después de hecho el contacto con los potenciales clientes utilizando las técnicas de ventas establecidas, detectando las necesidades del cliente y usando como herramienta de mercadeo nuestros portafolios de servicios y productos, deben realizarse tres fases de la planeación del evento que son esenciales para el futuro éxito de este:

Cotizaciones
 Listado claro y valorizado de los servicios y productos que pueden satisfacer al cliente.
 Debe ser la respuesta escrita a las conversaciones que se han tenido previamente con los clientes.
 Una cotización bien elaborada es aquella que cubre todos los servicios y productos que el cliente puede requerir durante el desarrollo del evento, para que él pueda calcular casi exactamente el costo total de este.
 No solo debe valorizar los servicios comunes salón, equipos, alimentos, bebidas, decoración, ambientación, etc., sino también costos de servicios, impuestos, recargos, etc.
 Estas cotizaciones deben tener caducidad en tiempo y en caso de que se pidan para un periodo largo (ejemplo una convenció o un congreso internacional), se debe buscar un método que nos permita actualizar estos precios. Ejemplo: darlos en dólares.
 La cotización debe indicar los precios al cliente, para que si esta interesado, oficialice la realización del evento.
 Es lógico entender que los precios de la cotización son los fijados mas los recargos previamente establecidos, y los descuentos acordados.